オフィスの美観が保たれていると従業員のモチベーションアップに加え、企業のイメージアップにもつながります。しかしオフィス清掃をきちんと行うにはコツが必要であり、継続して行うことが難しいものだとされています。

またオフィス清掃が重要だと分かっていても、どのように流れ・手順を踏んで進めれば良いのか、自社で清掃を行うことと外注で清掃を行ってもらうのとではどのような違いがあるのかについてはあまり分かっていないという方も多いもの。

本記事では、オフィス清掃を行う際の流れ・手順についてご紹介していきます。

オフィス清掃の頻度について

オフィス清掃には簡単な清掃・ゴミ捨て等を行う「日常清掃」と、少し時間をかけて複雑な箇所を清掃する「定期清掃」の2つがあります。

それぞれの清掃頻度について見ていきましょう。

日常清掃の頻度

日常清掃では市販の掃除機・ほうき・雑巾など、比較的入手しやすい清掃用具を使って、日常生活で発生する軽めの汚れを落としていきます。

トイレ・洗面台・オフィスフロア・廊下など、汚れが溜まりやすい箇所を中心に清掃を行います。

清掃の頻度は場所によって異なりますが、おおよそ毎日～数日に1度の頻度で行います。

清掃頻度は多いですが簡易的な清掃がほとんどで、短時間で完了するものが多いです。

定期清掃の頻度

定期清掃は、日常清掃で落としきれない汚れを除去する際に行われる清掃作業です。

エアコン・床のワックスがけ・外壁清掃など、作業が複雑な箇所を中心に清掃を行います。

定期清掃の頻度は作業内容やオフィス状況に合わせて、数ヶ月もしくは年に数回の頻度で行います。

基本的に作業時間や手間がかかるため、日常清掃の範囲では行えない部分を定期清掃によって補います。

定期清掃の実施方法としては、オフィスの従業員間で清掃を行う場合もありますが、複雑な清掃箇所・清掃内容も多いため、清掃業者に依頼するというケースも少なくありません。

自社でオフィス清掃を行う場合の流れ・手順をご紹介します。

清掃ルール・当番決め

オフィス清掃を自社で行う場合、最初に社内の清掃ルール・当番決めを行うところから始めます。

ゴミ出し・トイレ清掃などは1日に1度行わなければ清潔感を保てないため、「誰が清掃を行うのか」を日ごとに決めておくことが大切です。

また、オフィスフロア・廊下・個人のデスク周辺などもホコリや塵などゴミが溜まりやすいため積極的に掃き掃除を行うようにします。

清掃場所の優先順位と担当者の割り振りを考えて、バランス良く清掃が行き届くように決めていきましょう。

清掃用具の用意

自社でオフィス清掃を行う場合、清掃用具も自社で用意する必要があります。

掃除機・ほうき・雑巾・ゴム手袋・専用洗剤などの基本となる清掃用具に加え、パソコンのキーボードを掃除するための専用ブラシやOA機器清掃に役立つエアダスターなど、オフィス清掃で必要となる清掃グッズもそろえておきたいところです。

清掃ルール・当番通りに清掃する

清掃ルール・当番決めが完了し、清掃用具がそろったら、決定したルール・当番通りに清掃を行っていきます。

清掃を毎日行う上で問題やトラブルが発生した場合や、日々の業務に追われて清掃に時間を割くことが難しくなったという場合、外注として清掃業者にオフィス清掃を検討するのもおすすめです。

清掃業者にオフィス清掃を外注する場合の流れ・手順をご紹介します。

オフィス清掃を依頼する範囲を決める

オフィス清掃を業者に依頼する場合、「どの範囲を清掃業者に依頼するのか」を決めておく必要があります。

「この場所は自社で清掃するが、あの場所は別の清掃会社に任せる」「週に○○日は自社で行い、その他は業者に依頼する」など具体的な清掃箇所・範囲に加え、「どれくらいの頻度で依頼するか」も決定しておくようにしましょう。

清掃業者探し

オフィス清掃の依頼範囲や頻度が決定したら、どの清掃業者に依頼するのかを決めなければなりません。

清掃業者の数は非常に多くあるため、「どの範囲をどれくらいの頻度で依頼するか」の内容を踏まえた上で清掃の実績が豊富かつ、なるべくオフィスの近くに拠点がある清掃業者から選ぶことをおすすめします。

問い合わせや現地調査を行う

依頼したい清掃業者が決定したら、問い合わせを行いましょう。

依頼内容をヒアリングしてもらった後、現地調査を行ってもらい、オフィスの現状や各清掃依頼箇所の詳細についてチェックしてもらいます。

見積もりを依頼する

現地調査の結果をもとに見積もりを算出してもらい、内容に問題が無ければ契約に進みます。

業者は1社に絞らず複数社に見積もりを取ってもらうようにすると、費用を比較できるため失敗のリスクを減らすことができます。

実際に清掃開始

契約完了後は清掃スケジュールの打ち合わせと調整を行い、実際に清掃を行ってもらいます。

多くの場合問題はありませんが、オフィス内に外部の人が入退室することになるため、セキュリティ対策を行っておくと安心だと言えます。

契約時には就業規則・労働条件誓約書を改めて確認し、セキュリティに関する対応をチェックしておきましょう。

加えて、オフィス従業員には清掃業者の出入りがあることを伝えておき、貴重品管理・情報

セキュリティの対策を徹底させるようにしておきましょう。

清掃業者に依頼するメリットと清掃業者の選び方をご紹介します。

清掃業者に依頼するメリット

・従業員が本来の業務に集中できる

オフィスの従業員のみで清掃を行うことはコストを抑えることにつながりますが、その分、従業員への負担が大きくなってしまいます。

清掃業者にオフィス清掃を依頼することで、オフィスの従業員は本来の業務に集中できます。

業務効率の低下を防ぐためにも、専門の清掃業者に依頼することをおすすめします。

清掃業者の選び方

・清掃実績の有無

経験が浅いスタッフしか在籍していないという清掃業者の場合、業務のミス・手抜き箇所が目立ってしまうことがあり、オフィス周辺機器の損傷・破損につながる可能性もゼロではありません。

一方で、清掃実績が豊富なプロが在籍している清掃業者であれば安心して清掃依頼を行うことができます。

・見積もりが分かりやすいか

見積もり内容が分かりやすく、料金設定が明確であることも重要なポイントだと言えます。

見積もりの状態で曖昧な箇所があれば正しい判断がしにくく、後々トラブルに発展してしまうことも。

そのため少しでも曖昧・不明瞭な金額内容があれば、必ず詳細を聞き直すようにしましょう。

本記事では、オフィス清掃を行う際の流れ・手順についてご紹介しました。

オフィスが清潔であるかは従業員のモチベーション維持につながるだけでなく、来客の際にも企業の印象を左右するため、とても重要であると言えます。

オフィス清掃の全体の流れを理解した上で、「自社ですべての箇所を清掃することは難しい」となった場合には、清掃業者にオフィス清掃を外注するようにしましょう。

オフィス全体が清潔に保たれていれば、業務の生産性向上にも期待ができるもの。

業務の生産性向上のため、ご紹介した内容を参考にしながらオフィス清掃に関して今一度、見直しされてみてはいかがでしょうか？