社員間でオフィス清掃を行うとなると、業務効率が下がってしまうことがあります。
そのため清掃を行ってくれる専門業者に依頼して、清掃時間を業務時間に充てるようにすることで社員の負担を減らすことができます。
しかしオフィス清掃を清掃業者に依頼する前には、いくつか確認しておきたい内容があります。
本記事では、業者にオフィス清掃を依頼する前に確認しておきたいポイントについてご紹介していきます。
建物のセキュリティ面に問題が無いか
まず1つ目のポイントは、「オフィス内のセキュリティ面に問題が無いか」ということです。
オフィス清掃を清掃業者に依頼することは、オフィス内に社員ではない外部の人を入れるということです。
そうなると、清掃業者から社内の機密情報が漏洩してしまうリスクが生じてしまいます。
それぞれの清掃業者で守秘義務は必ず課されていますが、それでも情報が洩れてしまうリスクは完全にはなくなりません。
清掃業者がオフィスに入る際、スムーズに出迎えるためにも必要な作業だと言えます。
そのため社員全員に、「自分の席を離れる時にはパソコン画面にロックをかけてから離れる」「机の上に社内の機密情報を出しっぱなしにしておかない」など、情報セキュリティへの意識を持ってもらえるように呼びかける必要があります。
セキュリティ面への意識を社員全員で高く持ち、情報が洩れてしまうことのないように対策をしっかりと行ったうえで清掃業者への清掃依頼を出すようにしましょう。
清掃箇所はきちんと決まっているかどうか
2つ目のポイントとしては、「清掃依頼を出す箇所は細かく決めているかどうか」ということです。
多くの清掃業者では、清掃箇所・清掃の規模によってその料金が大きく変動します。
清掃箇所をあまり明確に決めずオフィス全体の清掃をまとめて依頼してしまうと、予想以上に金額が高くなってしまう可能性があります。
予算内で金額の見積もりを出してもらうためにも清掃の依頼前に、希望清掃箇所を細かく決めておく必要があります。
「オフィス清掃ではどこまでの範囲を対応してもらうことができるの？」「清掃可能な範囲が明確に分からない…」という場合もあるかと思います。
清掃業者によって清掃内容・清掃範囲は異なるため、正確な情報を知りたい場合には直接清掃業者に問い合わせてみるのがおすすめです。
清掃を依頼する時間帯はいつにするか決めているか
最後、3つ目のポイントとしては、「清掃依頼を出す時間帯はいつにするかを決めているか」ということです。
オフィスの清掃であるため、希望する時間帯を指定しないと業務に支障が出てしまったり、金額が膨れ上がってしまったりすることがあります。
また、オフィスで仕事をしている中で掃除機をかける音や洗剤やスプレーなどの薬剤を吹きかける音がすると、どうしても気が散ってしまい、業務に弊害が出てしまうこともあるでしょう。
そのため、可能であれば業務時間帯以外の時間に清掃依頼を出すのがおすすめなのです。
業者によっては土日祝日の清掃・深夜帯の清掃を実施しているところもありますが、設定されているプランよりも金額が高くなってしまう可能性もあります。
「清掃を行ってもらいたいけれどコスト面も気になる…」という場合は、平日の営業時間前である早朝に清掃依頼の希望をだすのがおすすめです。
オフィスのフロアタイプを確認しておく
このポイントについては事前に聞かれないこともあるため必須ではありませんが、確認しておくことで清掃作業に関する内容のすり合わせを行うことができます。
足音・物音が響きにくいカーペットタイプになっているもの・清潔感のあるタイルタイプのものなど、オフィスごとにフロアのタイプは異なっていることが多いです。
そのため清掃業者に依頼する前の準備としては、オフィスのフロアタイプがどういったタイプであるか確認しておくことをおすすめします。
実績のある清掃業者であればさまざまなフロア清掃に対応してきているため、オフィスフロアがどのような素材であっても問題なく清掃作業を行ってもらえることもあります。
しかし、事前にどのようなフロア素材であるのかを清掃業者に伝えておかなくてはならない場合も多いです。
例えば前述したカーペットとタイルでは、清掃作業時に必要となる清掃道具や洗剤が変わってくることが考えられます。
場合によっては依頼者側で清掃方法が選択できることもあるため、事前にフロアタイプを確認しておくことはメリットにつながると言えるのです。
清掃業者に関しての確認ポイントもご紹介
清掃業者に関する確認ポイントもご紹介します。
清掃業者が対応可能な清掃範囲・内容か
問い合わせようとしている清掃業者がある場合、「ご自身の希望する清掃範囲・清掃作業にきちんと対応してもらえるか」を確認しておきましょう。 お手頃な価格で清掃作業を行ってもらえる業者を見つけたとしても、「希望する清掃範囲・清掃作業は範囲外・対象外だった…」というケースも少なくありません。 中には清掃範囲が曖昧であったり、清掃内容を明確に示さなかったりするような悪徳業者も存在するため、「どのような範囲・内容での清掃が可能なのか」をしっかりと確認しておくことが大切です。 問い合わせを行う前に一度清掃業者のホームページメニューを確認し、どこまでの清掃範囲・どのような清掃作業が行われているかをチェックしておきましょう。見積書の内容は分かりやすいか
清掃業者を選ぶ際、見積書の金額を重視される方は多いでしょう。 しかしそのポイントだけではなく、「見積書の内容は分かりやすく記載されているか」という点にも着目しておくことをおすすめします。 清掃内容に関する詳細情報が記載されておらず、「清掃一式」といったような記載がされている場合、必要作業の内容が含まれていない場合もあるため注意が必要です。 見積書に記載がない場合でも、「どのような清掃作業にいくらかかるのか」「その清掃作業を行うことでどのような仕上がりになるのか」をきちんと説明してもらえる場合は問題ありません。 不明瞭なまま契約を進めようとする業者には質問・疑問をなげかけるようにし、きちんと答えてもらえるかを確認してみましょう。 加えて、汚れの種類・状態によってはどうしても落とせないというケースもあります。 こういった場合の対処法やアナウンスが事前にあるかということも確認が必要です。問い合わせ時の対応・現地調査の有無
電話での問い合わせ時の対応や現地調査の有無も、優良な清掃業者を選ぶ判断基準となります。 電話口での対応や言葉遣いから、清掃業者の企業方針や作業品質をある程度把握することができます。 また、現地調査の有無もチェックしておきましょう。 現地調査を行わずして、いきなり見積りに取り掛かろうとする清掃業者の場合、清掃内容・清掃品質などの面で後々トラブルに発展してしまう可能性が高いので注意が必要です。おわりに
本記事では、業者にオフィス清掃を依頼する前に確認しておきたいポイントについてご紹介しました。
清掃業者に清掃依頼を出すことによって、社員の業務効率を向上させることができます。
また、清掃依頼を出す際には、「セキュリティ面の強化・清掃箇所の指定・清掃依頼時間の指定」の3つのポイントを押さえたうえで依頼してみてください。