業者にオフィス清掃を依頼する前に確認しておきたいポイント

2022.01.25

社員間でオフィス清掃を行うとなると、業務効率が下がってしまうことがあります。

そのため清掃を行ってくれる専門業者に依頼して、清掃時間を業務時間に充てるようにすることで社員の負担を減らすことができます。

しかしオフィス清掃を清掃業者に依頼する前には、いくつか確認しておきたい内容があります。

本記事では、業者にオフィス清掃を依頼する前に確認しておきたいポイントについてご紹介していきます。

建物のセキュリティ面に問題が無いか

まず1つ目のポイントは、「オフィス内のセキュリティ面に問題が無いか」ということです。

オフィス清掃を清掃業者に依頼することは、オフィス内に社員ではない外部の人を入れるということです。

そうなると、清掃業者から社内の機密情報が漏洩してしまうリスクが生じてしまいます。

それぞれの清掃業者で守秘義務は必ず課されていますが、それでも情報が洩れてしまうリスクは完全にはなくなりません。

そのため社員全員に、「自分の席を離れる時にはパソコン画面にロックをかけてから離れる」「机の上に社内の機密情報を出しっぱなしにしておかない」など、情報セキュリティへの意識を持ってもらえるように呼びかける必要があります。

セキュリティ面への意識を社員全員で高く持ち、情報が洩れてしまうことのないように対策をしっかりと行ったうえで清掃業者への清掃依頼を出すようにしましょう。

清掃箇所はきちんと決まっているかどうか

2つ目のポイントとしては、「清掃依頼を出す箇所は細かく決めているかどうか」ということです。

多くの清掃業者では、清掃箇所・清掃の規模によってその料金が大きく変動します。

清掃箇所をあまり明確に決めずオフィス全体の清掃をまとめて依頼してしまうと、予想以上に金額が高くなってしまう可能性があります。

予算内で金額の見積もりを出してもらうためにも清掃の依頼前に、希望清掃箇所を細かく決めておく必要があります。

「オフィス清掃ではどこまでの範囲を対応してもらうことができるの?」「清掃可能な範囲が明確に分からない…」という場合もあるかと思います。

清掃業者によって清掃内容・清掃範囲は異なるため、正確な情報を知りたい場合には直接清掃業者に問い合わせてみるのがおすすめです。

清掃を依頼する時間帯はいつにするか決めているか

最後、3つ目のポイントとしては、「清掃依頼を出す時間帯はいつにするかを決めているか」ということです。
オフィスの清掃であるため、希望する時間帯を指定しないと業務に支障が出てしまったり、金額が膨れ上がってしまったりすることがあります。
また、オフィスで仕事をしている中で掃除機をかける音や洗剤やスプレーなどの薬剤を吹きかける音がすると、どうしても気が散ってしまい、業務に弊害が出てしまうこともあるでしょう。
そのため、可能であれば業務時間帯以外の時間に清掃依頼を出すのがおすすめなのです。
業者によっては土日祝日の清掃・深夜帯の清掃を実施しているところもありますが、設定されているプランよりも金額が高くなってしまう可能性もあります。
「清掃を行ってもらいたいけれどコスト面も気になる…」という場合は、平日の営業時間前である早朝に清掃依頼の希望をだすのがおすすめです。

おわりに

本記事では、業者にオフィス清掃を依頼する前に確認しておきたいポイントについてご紹介しました。

清掃業者に清掃依頼を出すことによって、社員の業務効率を向上させることができます。

また、清掃依頼を出す際には、「セキュリティ面の強化・清掃箇所の指定・清掃依頼時間の指定」の3つのポイントを押さえたうえで依頼してみてください。